Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

Tristan Becker
Ringstraße 3
97261 Güntersleben
E-Mail: info@shiftcircle.de

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem funktionsfähigen Dienst).

3. Welche Daten werden verarbeitet?

• Stammdaten der Mitarbeiter und Nutzer: Name, E-Mail, Telefon, Adresse, Qualifikationen (§ 34a, Sachkunde etc.), Stundenlohn, Beschäftigungsart
• Schicht- und Zuweisungsdaten: geplante und tatsächliche Arbeitszeiten, Standort, Check-In-/Check-Out-Zeitpunkte
• Standortdaten beim Check-In: nur wenn der Arbeitgeber die Prüfung „Standort beim Einstempeln“ eingeschaltet hat. Dann speichern wir einmalig die Koordinaten im Moment des Check-Ins und den daraus berechneten Abstand zum Einsatzort (zur Plausibilitätsprüfung). Ohne Freigabe wird ohne Standort gestempelt und das vermerkt.
• Berechtigungen in der iPhone- und der Android-App: Bevor die App zum ersten Mal auf Ihren Standort zugreift, fragt das Betriebssystem Sie um Erlaubnis. Fotos nimmt die App über die Kamera- oder Bildauswahl des Systems auf; auf dem iPhone fragt das System dabei beim ersten Mal nach der Kamera-Erlaubnis. Erteilte Erlaubnisse können Sie jederzeit in den Geräteeinstellungen widerrufen (iPhone: „Einstellungen → ShiftCircle“, Android: „Einstellungen → Apps → ShiftCircle → Berechtigungen“). NFC-Tags liest das iPhone nur, nachdem Sie in der App selbst einen Scan gestartet haben, etwa mit „Scannen“ oder „Tag scannen“; solange der Scan läuft, zeigt das System den Hinweis „Halte das Handy an den NFC-Tag…“.
• Profilbild (freiwillig): vom Mitarbeiter selbst oder von der Leitung hochgeladen, auf dem Gerät auf 512 × 512 Pixel verkleinert. Sichtbar für die Leitung und für Kolleginnen und Kollegen derselben Firma (z. B. im Team-Dienstplan), nie für Partnerfirmen. Löschen jederzeit unter „Mein Profil“.
• Notfallkontakt (freiwillig): Name, Beziehung und Telefonnummer einer Person, die im Notfall während des Dienstes verständigt wird. Sichtbar nur für Admin und Disposition, nicht für Objektleitungen, Kolleginnen und Kollegen oder Partnerfirmen. Bitte die betroffene Person vorher informieren.
• Selbst eingetragene Angaben (Geburtsdatum, Telefon, Adresse, Kleidergrößen): Bei einer Änderung erhält die Leitung einen Hinweis, welcher Bereich geändert wurde — ohne die Werte selbst. Für die Entfernung zum Einsatzort werden nur PLZ und Ort an den Kartendienst OpenStreetMap (Nominatim) übermittelt, nie die Straße.
• Angebotsanfrage über die Startseite (freiwillig): Name, Firma, E-Mail, optional Telefon, Standorte, Branche, Nachricht sowie Mitarbeiterzahl und gewählte Module. Die Angaben gehen per E-Mail an uns und als Bestätigung an die angegebene Adresse, sie werden nicht in der Anwendung gespeichert. Rechtsgrundlage ist die Anbahnung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Technische Daten: IP-Adresse, Browser-Typ, Login-Zeitpunkt (LastLoginAt)
• Dokumente: hochgeladene Dateien (z. B. Verträge, Bescheinigungen)

Fahrtenbuch und Ortung von Dienstfahrzeugen

Nutzt der Arbeitgeber den Fuhrpark, werden Dienstfahrzeuge geortet. Zweck sind das steuerliche Fahrtenbuch, die Einsatzplanung und der Schutz der Fahrzeuge vor Verlust und Diebstahl. Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses (§ 26 Abs. 1 BDSG) bzw. das berechtigte Interesse des Arbeitgebers als Fahrzeughalter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

• Fahrtenbuch in der App: Nur wenn Sie selbst „Fahrt starten“ antippen, sendet Ihr Handy während der Fahrt etwa alle 20 Sekunden die Position, solange die App im Vordergrund geöffnet ist. Mit „Fahrt beenden“ endet das. Eine Ortung im Hintergrund oder außerhalb einer gestarteten Fahrt gibt es nicht.
• Fahrzeuge mit eingebautem Ortungsgerät (z. B. OBD-Tracker) oder angebundener Telematik senden ihre Position von selbst, unabhängig vom Handy. Das gilt auch nach Feierabend und bei Privatfahrten.
• Live-Karte: Die Leitung (Admin, Disposition, Fuhrparkleitung) sieht die letzte Position jedes Fahrzeugs zusammen mit dem Namen der Person, der das Fahrzeug gerade zugeordnet ist. Wenn der Arbeitgeber nichts anderes einstellt, gilt das auch nach Fahrtende und nach Privatfahrten. Er kann die Position außerhalb laufender Dienstfahrten ausblenden. Dieselben Angaben kann der Arbeitgeber über eine von ihm eingerichtete Schnittstelle (API-Schlüssel) in eigene Systeme übernehmen, Privatfahrten auch dort ohne Strecke.
• Privatfahrten: Im Fahrtenbuch sehen alle außer der Person, die gefahren ist, nur Datum, Kilometer, Kilometerstände und den Vermerk „privat“, keine Strecke, keine Adressen und keine Geschwindigkeiten. Dienstliche Fahrten stehen mit Strecke, Start und Ziel im Fahrtenbuch, weil das Finanzamt diese Angaben verlangt.
• Hat der Arbeitgeber es eingestellt, bestätigen Fahrerinnen und Fahrer diese Information vor der ersten Fahrt bzw. vor dem Übernehmen eines Fahrzeugs. Wir speichern dazu Zeitpunkt und gezeigten Text. Das ist ein Nachweis der Information, keine Einwilligung.
• Partnerfirmen und Kolleginnen und Kollegen sehen weder Positionen noch Fahrten.

Führerscheinkontrolle

Hat der Arbeitgeber die Führerscheinkontrolle eingeschaltet, können Fahrerinnen und Fahrer von Firmenfahrzeugen Fotos der Vorder- und Rückseite ihres Führerscheins oder ein kurzes Video davon einreichen. Zweck ist die regelmäßige Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber als Fahrzeughalter (Halterpflicht nach § 21 StVG). Die Aufnahmen sehen nur die Leitung (Admin, Disposition, Fuhrparkleitung) und die betroffene Person selbst, nie Kolleginnen und Kollegen oder Partnerfirmen. Fotos und Videos werden nach der vom Arbeitgeber festgelegten Frist gelöscht (voreingestellt 30 Tage nach der Entscheidung); das Prüfprotokoll mit Datum, Prüfweg und Ergebnis bleibt als Nachweis erhalten. Wird ein NFC-Siegel genutzt, speichern wir von dessen Kennung nur einen Hash, nie die Kennung selbst.

4. Zwecke der Datenverarbeitung

• Verwaltung von Mitarbeitern und Schichtplänen
• Zeiterfassung und Lohnvorbereitung gemäß Arbeitszeitgesetz
• Standortdaten des Handys nur bei ausdrücklichen Vorgängen: Kontrollgang-Scan, gestartete Fahrt im Fahrtenbuch, Beleg-Preisvergleich, Notruf und, wenn der Arbeitgeber es eingeschaltet hat, im Moment des Check-ins. Ihr Handy wird während der Schicht nicht laufend geortet. Dienstfahrzeuge mit Ortungsgerät oder Telematik werden dagegen laufend geortet (siehe Ziffer 3, „Fahrtenbuch und Ortung von Dienstfahrzeugen“).
• Erfüllung gesetzlicher Aufzeichnungspflichten (Arbeitszeit, Steuern)
• Kooperation mit Partnerunternehmen: geteilt werden Name, Firmenname, schichtrelevante Qualifikationen und die Einsatzzeiten auf übergebenen Schichten

5. Speicherort und Auftragsverarbeitung

Die Anwendung und ihre Datenbank laufen auf einem Server in Deutschland (Hosting durch IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur). Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt per HTTPS/TLS. Zusätzlich liegt eine tägliche Sicherungskopie der Datenbank bei einem externen Speicherdienst (siehe Ziffer 8, „Sicherungskopien“). Welche weiteren Dienste wir einsetzen und welche Daten sie erhalten, steht ebenfalls in Ziffer 8.

6. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck ihrer Speicherung entfällt. Schicht- und Lohndaten unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z. B. § 257 HGB, § 147 AO — bis zu 10 Jahre). Login-Zeitstempel werden 12 Monate gespeichert.

• Fahrten im Fahrtenbuch samt Strecke: 84 Monate (7 Jahre, steuerliche Aufbewahrung), wenn der Arbeitgeber das automatische Löschen eingeschaltet hat. Eine kürzere Frist kann er selbst einstellen.
• Einzelne Positionen der Fahrzeugortung (Ortungsgerät, Fahrtenbuch-App, Telematik): Sie werden immer automatisch gelöscht, spätestens nach 84 Monaten oder früher nach der Frist, die der Arbeitgeber in den Fuhrpark-Einstellungen festlegt. Positionen einer noch laufenden Fahrt bleiben bis nach deren Ende.
• Koordinaten zu Check-in und Kontrollgang-Scans: 6 Monate, wenn der Arbeitgeber das automatische Löschen eingeschaltet hat (die Frist ist einstellbar). Danach entfernen wir nur die Koordinaten, Zeitpunkte bleiben als Arbeitszeit- und Streifennachweis erhalten.
• Ohne eingeschaltetes automatisches Löschen bewahrt der Arbeitgeber Fahrten und Koordinaten auf, bis er sie löscht oder das Konto endet. Er bleibt dann selbst für die Einhaltung der Fristen verantwortlich.

7. Cookies und Local Storage

Diese Anwendung verwendet ausschließlich technisch notwendige Speicherung im Browser (Local Storage):

• token — Authentifizierungs-JWT, ohne den die Anwendung nicht funktioniert
• user — Login-Status
• cal_date, cal_view, myshifts_date — Ansichts-Einstellungen Kalender

Diese Speicherung ist gemäß § 25 Abs. 2 TTDSG einwilligungsfrei, da sie zum Betrieb des Dienstes unbedingt erforderlich ist. Es werden keine Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies eingesetzt.

8. Weitergabe an Dritte

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt. Eine Weitergabe erfolgt nur:

• An Partnerunternehmen, wenn Schichten an sie übergeben oder von ihnen besetzt werden: Name, Firmenname und schichtrelevante Qualifikationen (bei Bewachung auch die Bewacherregister-ID) sowie Check-in, Check-out, gearbeitete Stunden, ein Vermerk bei Nichterscheinen und der Abstand zum Einsatzort beim Check-in auf dieser Schicht. Geburtsdatum, Anschrift, Lohn und Zeitkonto nie.
• Wenn Sie hierzu nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO ausdrücklich eingewilligt haben
• Soweit dies nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO gesetzlich zulässig oder erforderlich ist
• An die im Folgenden genannten Dienstleister, soweit sie für den Betrieb nötig sind

Sicherungskopien (Backblaze B2)

Von der Datenbank erstellen wir jede Nacht eine Sicherungskopie. Auf dem Server behalten wir 30 Tagesstände und 12 Monatsstände. Damit die Daten auch bei einem Ausfall des Servers erhalten bleiben, übertragen wir diese Sicherungskopien zusätzlich über eine verschlüsselte Verbindung an den Speicherdienst Backblaze B2 (Backblaze, Inc., 201 Baldwin Avenue, San Mateo, Kalifornien, USA). Die Kopie umfasst den gesamten Datenbestand. Backblaze hat seinen Sitz in den USA, eine Verarbeitung außerhalb der EU ist deshalb nicht ausgeschlossen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit und Verfügbarkeit der Daten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit Art. 32 Abs. 1 lit. c DSGVO).

E-Mail-Versand

E-Mails der Anwendung, etwa Einladungen, Bestätigungen, Dienstpläne und Rechnungen, versenden wir über den E-Mail-Dienst unseres Hosting-Anbieters IONOS. Dafür werden Empfängeradresse, Betreff und Inhalt der Nachricht übermittelt. Meldungen über unzustellbare E-Mails wertet die Anwendung automatisch aus, damit die betroffene Firma eine falsche Adresse korrigieren kann.

Firmenabonnements über Stripe (nur auf der Website)

Firmen schließen ihr Abonnement auf unserer Website ab, nicht in der iPhone- oder Android-App. Die Zahlung wickelt der Zahlungsdienstleister Stripe ab (Stripe Payments Europe Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland). Wir übermitteln an Stripe den Firmennamen, die E-Mail-Adresse des Kontos und eine interne Kennnummer der Firma. Karten- oder Kontodaten geben Sie direkt bei Stripe ein, wir erhalten und speichern sie nicht. Daten von Mitarbeitern gehen nicht an Stripe. Stripe kann Daten auch außerhalb der EU verarbeiten, insbesondere in den USA. Rechtsgrundlage ist die Vertragsdurchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Karten und Adressen (OpenStreetMap)

Speichert eine Firma ihre Anschrift oder die Anschrift eines Einsatzortes, ermittelt unser Server die Koordinaten über den Dienst Nominatim der OpenStreetMap Foundation (St John's Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, Vereinigtes Königreich). Übermittelt wird nur die Adresse, bei Anschriften von Mitarbeitern nur Postleitzahl und Ort (siehe Ziffer 3). Kartenansichten der Anwendung, etwa die Fahrzeugkarte, das Fahrtenbuch oder die Tankstellenkarte, laden die Kartenbilder direkt von den Servern der OpenStreetMap Foundation. Dabei erhält die Foundation die IP-Adresse Ihres Geräts, die Kennung Ihres Browsers oder der App und den angezeigten Kartenausschnitt. Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Anzeige von Karten und Entfernungen).

Kraftstoffpreise (Tankerkönig)

Für die Tankstellenkarte und den Preisvergleich bei Tankbelegen fragt unser Server die aktuellen Preise der Tankstellen in der Umgebung beim Dienst Tankerkönig ab (creativecommons.tankerkoenig.de, Datenquelle ist die Markttransparenzstelle für Kraftstoffe beim Bundeskartellamt). Übermittelt werden nur Koordinaten und unser Zugangsschlüssel, keine Angaben zu Ihrer Person.

Firmenverzeichnis: Melden und Blockieren

Firmen können sich freiwillig im Firmenverzeichnis zeigen (Einstellung im Firmenprofil). Andere Firmen sehen dann Firmenname, Postleitzahl und Ort, die Entfernung, die Branchen, die Zahl der Mitarbeiter und das Kurzprofil und können eine Zusammenarbeit anfragen. Angaben zu einzelnen Mitarbeitern zeigt das Verzeichnis nicht. Jede Firma kann einen Eintrag oder eine Anfrage einer anderen Firma melden, Admins können eine Firma außerdem blockieren. Zu einer Meldung speichern wir die meldende und die gemeldete Firma, den meldenden Zugang, den Grund, eine freiwillige Notiz und den Zeitpunkt. Die Meldung geht per E-Mail an uns als Betreiber. Wir bearbeiten sie innerhalb von 24 Stunden und können Einträge aus dem Verzeichnis ausblenden, die betroffene Firma erfährt das in der App. Zu einer Blockierung speichern wir, welche Firma welche andere Firma wann blockiert hat. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO (Nutzungsvertrag und Schutz vor rechtswidrigen Inhalten).

Push-Benachrichtigungen

Benachrichtigungen (z. B. zu neuen Schichten oder Anträgen) erhalten Sie nur, wenn Sie sie selbst aktivieren: in der Android-App und in der iPhone-App (iOS) über die Freigabe des Betriebssystems, im Browser über „Mein Profil → Benachrichtigungen“. Zur Zustellung übermitteln wir Titel und Text der Benachrichtigung sowie eine gerätebezogene Kennung an den Push-Dienst des jeweiligen Anbieters – bei der Android-App an Google (Firebase Cloud Messaging), bei der iPhone-App ebenfalls an Google (Firebase Cloud Messaging), das die Benachrichtigung über den Apple Push Notification service von Apple an Ihr iPhone weiterleitet (Apple erhält dafür ein Geräte-Token), im Browser an den Dienst des Browserherstellers (z. B. Google für Chrome, Mozilla für Firefox, Apple für Safari). Im Browser ist der Inhalt dabei Ende-zu-Ende verschlüsselt; der Push-Dienst kann ihn nicht lesen. Die Anbieter können Daten auch außerhalb der EU verarbeiten. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit widerrufen können – in „Mein Profil“, in den Einstellungen des Browsers bzw. des Handys oder durch Abmelden; die Gerätekennung wird dann gelöscht. Auf dem iPhone schalten Sie die Benachrichtigungen unter „Einstellungen → Mitteilungen → ShiftCircle“ ab.

App-Verteilung über Google Play, App Store und TestFlight

Die Android-App erhalten Sie über Google Play, die iPhone-App über den App Store von Apple. Beim Herunterladen verarbeiten Google bzw. Apple Daten in eigener Verantwortung nach ihren eigenen Datenschutzbestimmungen; darauf haben wir keinen Einfluss. Testen Sie eine Vorabversion der iPhone-App über TestFlight, übermittelt Apple uns gegebenenfalls Absturzberichte (mit technischen Angaben wie Gerätemodell und iOS-Version) sowie Feedback, das Sie freiwillig über TestFlight senden, zusammen mit der E-Mail-Adresse, mit der Sie am Test teilnehmen. Wir nutzen diese Angaben nur, um Fehler in der App zu beheben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Werbe- oder Tracking-IDs erhalten wir über die Stores nicht.

9. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Konto selbst löschen

Ihren Zugang können Sie jederzeit selbst löschen, in der App und auf der Website unter „Mein Profil“, Reiter „Sicherheit“, „Konto löschen“. Admins können außerdem unter „Firma“, „Gefahrenzone“ die ganze Firma löschen. Was dabei sofort gelöscht wird und was Ihr Arbeitgeber aus gesetzlichen Gründen aufbewahren muss, erklärt die Seite Konto und Daten löschen.

10. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde. Für nicht-öffentliche Stellen in Bayern ist dies:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18, 91522 Ansbach
www.lda.bayern.de

11. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie am "https://" in der Adresszeile.